Fase III bestaat uit het daadwerkelijk uitvoeren van het project: het aanbrengen van de maatregelen. De verantwoordelijkheid voor het projectmanagement ligt bij de gemeente, eventueel in samenwerking met andere partijen zoals ProRail of Rijkswaterstaat. BSV betaalt in deze fase de uitvoeringssubsidie in vier voorschotten uit, tot maximaal 95%: het eerste voorschot bij opdrachtverlening aan een aannemer, het laatste voorschot bij afronding van de werkzaamheden.

Meerwerk

Wanneer er gedurende de bouwperiode meerwerk ontstaat is het belangrijk dit te melden bij BSV. Meerwerk dat noodzakelijk is voor de uitvoering van het werk zal, binnen redelijke grenzen, doorgaans worden gesubsidieerd. Hiervoor is het nodig om het volgende aan te leveren:

• een kostenspecificatie van het meer- en minderwerk per onderdeel;
• een onderbouwing van de noodzaak van het meer- en minderwerk, aangegeven door de aannemer;
• de instemming (opdrachtverlening) met de uitvoering van het meerwerk, bijvoorbeeld een ondertekend wijzigingsformulier.

Op basis van het gemelde meer- en minderwerk wijzigt BSV de subsidie. Het is niet nodig om voor elke post meerwerk die in de loop van het project naar voren komt een subsidiewijziging aan te vragen. Om de administratieve lasten te beperken kan aan het einde van het project voor alle meerwerkposten samen een verzoek om subsidiewijziging gedaan worden. Wel is het belangrijk om dit verzoek te doen voordat alle financiele gegevens bij Sisa verantwoord zijn.

Financiële verantwoording

Alle uitgaven aan bouwkosten in deze fase moeten verantwoord worden via Sisa. Het is belangrijk om alleen de kosten van uitvoering te verantwoorden via Sisa. De kosten van begeleiding en toezicht moeten immers uit de voorbereidingssubsidie betaald worden en de besteding van deze subsidie hoeft niet verantwoord te worden.

Een uitzondering hierop zijn railsaneringsprojecten die een tweeledige voorbereidingssubsidie hebben ontvangen. De door ProRail bij de gemeente gefactureerde voorbereidingskosten (op de factuur meestal aangemerkt als PEAT-kosten) moeten wél in Sisa verantwoord worden. BSV raadt aan om deze kosten in een afzonderlijke regel in de Sisa-verantwoording op te nemen.  De overige kosten ten behoeve van voorbereiding, begeleiding en toezicht hoeven niet verantwoord te worden. Deze moeten betaald worden uit deel A van de voorbereidingsubsidie. Kortom:

Railsaneringsprojecten:

• Verantwoorden via Sisa: uitvoeringskosten en begeleidingskosten ProRail (PEAT-kosten)
• Geen verantwoording nodig: overige voorbereidingskosten

Overige projecten:

• Verantwoorden via Sisa: uitvoeringkosten
• Geen verantwoording nodig: voorbereidings- begeleidings- en toezichtskosten

Wat te doen als het project is opgeleverd?

Binnen 4 weken na oplevering meldt u bij BSV met het Formulier MA (of Formulier MA-F indien u gebruik heeft gemaakt van de facultatieve procedure) dat de maatregelen getroffen zijn. Bij gevelmaatregelen levert u daarbij tevens een controlemeting conform NEN 5077 aan. In geval van meerwerk kunt u een verzoek om subsidiewijziging bijvoegen (zie hierboven).

Financiële afronding en vaststelling van de subsidie

Tijdens de uitvoering van het project heeft BSV de subsidie tot 95% bevoorschot. Na ontvangst van de SiSa-verantwoording stelt BSV de subsidie vast en daarbij wordt de laatste 5% uitbetaald. De verantwoordingsinformatie wordt gegeven via de jaarrekening en het jaarverslag op basis van een lijst met indicatoren opgenomen in de Regeling verantwoordingsinformatie specifieke uitkeringen. Via het ministerie van Binnenlandse Zaken komt de relevante verantwoordingsinformatie bij BSV. De verantwoordinginformatie dient u ieder jaar voor 15 juli in te dienen. Voor zover het om subsidieregelingen gaat, komt deze procedure in de plaats van de aanvraag tot subsidievaststelling.

Indien u uw project voorafgaande aan de Sisa-verantwoording wilt afhandelen, dan kunt u op grond van artikel 33a, lid 2 van de Ssv een subsidievaststelling aanvragen. Uw verzoek om vaststelling van de subsidie dient voorzien te zijn van een WG- of RG-formulier, de facturen, een kostenoverzicht en een accountantsverklaring. Na beoordeling van deze informatie wordt, voorafgaande aan de SiSa-verantwoording, de subsidie vastgesteld en de laatste termijn betaalbaar gesteld.